Motivos para utilizar um software de Helpdesk

O Helpdesk é um termo em inglês para designar “Balcão de Ajuda”, ele é um setor criado pela área da tecnologia para os que usuários que possam ter problemas relacionados às Tecnologias da Informação (TI) possam solucioná-los.  

Até mesmo nos setores de atendimento dentro das organizações possuem ferramentas como o Helpdesk para auxiliar em seu funcionamento adequado, o uso do software tem como principal objetivo atuar sobre a gestão de informações.  

O Helpdesk atua no esclarecimento, manutenção e suporte de produtos e serviços empresariais.  

 Motivos para utilizar um software Helpdesk na empresa  

  1. Melhora a interação com os clientes  

Através do sistema de suporte ao cliente, com mensagens, e-mails e comentários, é possível interagir e criar maiores vínculos com os mesmo. É oferecida ao consumidor a possibilidade de dar feedbacks sobre a empresa.  

Esses feedbacks a avaliações servem para que a organização saiba se ela está adotando bons sistemas linguagem, serviços e produtos oferecidos.  

  1. Manter histórico de atendimentos  

Os atendimentos ao cliente podem ser gravados e salvos em um sistema de nuvem, ou seja, é possível que os gestores possam acessar todas as informações de maneira segura e organizada.  

Além disso, para acessá-las é bem simples e rápido, basta dispor de um computador ou dispositivo móvel com acesso a internet para verificar todo o histórico de conversas, dúvidas e avaliações.  

  1. Acompanhar produtividade da equipe  

Além do serviço aos clientes, a empresa pode acompanhar a distribuição do atendimento e das chamadas entre os seus próprios membros da equipe. 

Essa estratégia permitirá aos gestores, maior controle sobre o tempo que está sendo empregado e utilizado entre todos os membros de forma homogênea durante os atendimentos.  

  1. Triagem de chamadas  

A triagem de chamadas permite a organização identificar quais as chamadas que ainda não foram atendidas, ou seja, ela será capaz de agilizar os atendimentos e proporcionar maior eficácia a eles.  

Muitas outras características dentro do sistema Helpdesk podem ser listadas, já que o sistema possui uma ampla contribuição dentro dos sistemas empresariais de atendimento ao cliente e supervisão de equipe.  

Entre os principais motivos para utilizar o software HelpDesk estão:  

  • Ele auxilia na criação de uma base de dados com todo o histórico de atendimentos realizados pela equipe, evitando perda de informações. 
  • Proporciona maior desempenho no atendimento ao cliente, já que é possível filtrar e focar nas chamadas que possuem maior tipo de eficácia.  
  • O software possibilita o acompanhamento da produtividade de cada atendente e de da equipe como um todo.  
  • Facilita o controle de tempo de atendimentos das chamadas.  
  • Possibilita melhoras na interação e diálogo entre os gestores – atendentes – clientes, sendo possível receber feedbacks, críticas construtivas e comentários.  
  • É possível ter mais facilidade no fluxo de informações, por isso evita os atendimentos repetidos, a falta de informações concisas, falta de retorno de resposta ao cliente, atrasos em soluções imediatas, entre muitos outros.  
  • Possibilita a supervisão das tarefas solicitadas e no controle dos prazos de sua execução.  
  • Maior facilidade em mensurar os dados de desempenho da equipe no todo para serem demonstrados aos gestores das empresas a cada mês – semestre ou trimestre.  
  • Proporciona maior precisão no detalhamento das informações, como data, hora de abertura e tempo de cada chamada ou solução.  
  • Maior índice de organização, o software mantém os dados de cadastro e histórico de todas as interações com o cliente sempre disponíveis para futuras pesquisas ou checagem de informação.  
  •  O software é ideal para as empresas que desejam acompanham o desempenho dos diversos departamentos que existem na Companhia, em diferentes períodos.  
  • É possível trabalhar com a mensuração de resultados, através de relatórios e estatísticas, o sistema será capaz de avaliar cada performance demonstrada pelos atendentes e o índice geral de satisfação dos clientes. 
  • Abertura de chamados através dos tickets. Cada atendimento possuirá um número único de identificação para que qualquer atendente possa dar continuidade ao atendimento, pois ele terá acesso a todo o histórico da chamada e do cliente. 

Conclusão  

O software HelpDesk é uma ferramenta primordialmente eficaz dentro dos sistemas empresariais, ele não proporciona só maior organização nos atendimentos, mas também auxilia no controle, supervisão, segurança e acesso a todas as informações necessárias das chamadas de atendimento ao cliente.  

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