15 Erros de TI em Pequenas e Médias Empresas

Você se preocupa com boas práticas em TI? Confira as dicas que a Helpdigital preparou para otimizar seu ambiente e otimize seus resultados:

1) VER A TECNOLOGIA APENAS COMO UM CUSTO A MAIS

RISCO:

Desperdício de recursos, paralisações e perda de vantagem competitiva por falta de planejamento.

SOLUÇÃO:

Integrar ao planejamento estratégico do negócio os objetivos a serem alcançados com TI. Mais do que servir como infraestrutura para os funcionários, a tecnologia deve ser explorada para promover a inovação, a qualidade e outros avanços capazes de gerar vantagens competitivas. “Uma empresa sem metas para TI navega sem bússola”, diz Sérgio Saad, diretor de hardware da IBM.

2) ACHAR QUE PLANO DE CONTIGÊNCIA É UM EXAGERO

RISCO:

Perder dados e ficar inoperante em caso de incêndio, inundação, roubo ou queda de energia.

SOLUÇÃO:

Estabelecer uma política de recuperação de desastres, definindo os serviços críticos que não podem parar, os investimentos necessários para manter disponíveis esses serviços e o tempo de interrupção máximo que a empresa pode suportar. É preciso também comparar o investimento como o prejuízo potencial, para decidir onde investir, aumentando a disponibilidade do ambiente de TI. Um plano básico deve prever cópias de dados em locais diferentes, sistemas de segurança e backup avançados, instalações protegidas de internet e telefonia.

3) FAZER BACKUP SÓ QUANDO ALGUÉM SE LEMBRA DISSO

RISCO:

Perda de dados, com interrupções, retrabalho e prejuízos.

SOLUÇÃO:

Estabelecer uma rotina de backup e de restauração de dados. É preciso definir: as informações que devem ser incluídas (arquivos, banco de dados, e-mails); a freqüência para realização das cópias de segurança; e o dispositivo onde essas informações serão armazenadas – HD externo, mídia ou on-line. Deve-se também determinar por quanto tempo as informações serão armazenadas.

4) CONFIAR APENAS NO BOM SENSO DA EQUIPE PARA O USO DA INTERNET

RISCO:

Infecção por vírus, invasão por hackers, lentidão na transmissão de dados, vazamento de informações estratégicas.

SOLUÇÃO:

Desenvolver uma política de uso de internet e engajar os colaboradores, destacando a responsabilidade de todos para a segurança. Pode-se definir os usuários com autorização para utilizar a rede e que tipo de acesso cada um pode ter. Alguns procedimentos comuns são barrar a visualização de material pornográfico, download de arquivos e o acesso a site de games. Vale, porém, refletir se é preciso abolir todo o conteúdo não relacionado ao trabalho. Melhor será chegar a um consenso, com a conscientização dos usuários.

5) TRATAR INFORMAÇÕES ESTRATÉGICAS COMO SE FOSSEM COMUNS

RISCO

: vazamento de dados sigilosos.

SOLUÇÃO

: especificar quais informações a empresa considera sigilosas ou estratégicas e estabelecer procedimentos para lidar com esses dados. É comum um colaborador salvar seus dados sigilosos em sua própria máquina ou em pendrives pessoais, ou até encaminha-los por e-mail ou outras formas de mensagem virtual. O resultado é que a informação pode chegar a quem não deveria.

6) USAR ANTIVÍRUS INADEQUADO

RISCO:

Deixar dados e sistemas vulneráveis a ataques.

SOLUÇÃO:

Observar custos e benefícios de versões gratuitas ou domésticas em comparação com soluções corporativas. Versões empresariais de antivírus recebem atualizações constantes, tanto do aplicativo quanto das vacinas. Esses produtos pensados para o mundo corporativo facilitam o gerenciamento da segurança da informação, pois permitem à visualização e a administração das estações de trabalho que estão com antivírus instalado. Isso possibilita uma ação rápida e remota em caso de infecção, especialmente em operações mais complexas.

7) ACREDITAR QUE O SEU NEGÓCIO NÃO EXIGE SITE NEM E-MAIL PRÓPRIO

RISCO:

Ver a imagem da empresa ser associada à informalidade ou até mesmo ao amadorismo.

SOLUÇÃO:

Registrar um domínio de internet para empresa, a partir de R$ 30 por ano, e contratar um serviço de hospedagem de site e e-mail. Diversas empresas fornecem o pacote por pouco mais de R$ 20 por mês, com dezenas de endereços de e-mail.

8 ) FAZER POUCO OU MAU USO DAS REDES SOCIAIS

RISCO:

Perder oportunidades de divulgação e de negócio, ou mesmo ganhar reputação ruim.

SOLUÇÃO:

Entender o potencial das mídias sociais e embarcar nas que são condizentes com o negócio. É fundamental manter conteúdo relevante e atualizado. Os usuários desejam respostas, interações e novidades.

9) NÃO INVESTIR EM TREINAMENTO PARA USO DE SOFTWARE

RISCO:

Lentidão nas tarefas, retrabalho e compra desnecessária de novos aplicativos, com funções semelhantes às de licenças já adquiridas.

SOLUÇÃO:

Familiarizar e treinar os colaboradores para utilizar as ferramentas adotadas è um investimento com ganhos ao longo do tempo. Estimativas de diversas consultorias de TI mostram que os funcionários utilizam apenas 10% a 20% das funcionalidades de um programa.

10) COGITAR O USO DE SOFTWARE PIRATA

RISCO:

Infecção por vírus, falhas no sistema, prejuízo com perda de dados e processos judiciais.

SOLUÇÃO:

Adquirir licenças dos programas indispensáveis ao negócio e que não tenham versões gratuitas. Pesquisa da consultoria Prince e Cook com pequenas e médias empresas da América Latina revela que 69% já foram prejudicadas pelo uso de software pirata. Destas, 54% perderam informações e 14% foram forçadas a suspender as atividades. Programas ilegais também podem falhar em processos mais complexos.

11) DEIXAR DE ATUALIZAR AS LICENÇAS

RISCO:

Perder eficiência, ficar sem assistência técnica em momentos críticos ou ter o programa bloqueado pelo fabricante.

SOLUÇÃO:

Renovar sistematicamente as licenças. Ao longo do tempo, as funcionalidades ficam datadas e o desempenho tende a cair. Updates dão mais velocidade às aplicações e reforçam a segurança contra falhas, ataques e perda de informação.

12) ESQUECER QUE É POSSÍVEL FAZER COISAS A DISTÂNCIA

RISCO:

Perder tempo e dinheiro com deslocamentos.

SOLUÇÃO:

Reuniões virtuais e videoconferências podem substituir boa parte dos encontros presenciais, economizando recursos da empresa e horas preciosas em viagens de funcionários. O investimento inicial na tecnologia é relativamente baixo, e soluções de segurança, como senhas e criptografia, tornam as conferências a distância seguras e confidenciais.

13) FAZER POUCO USO DA MOBILIDADE

RISCO:

Demora nos contatos com clientes e com a própria empresa, com menor aproveitamento de oportunidades e resolução de problemas na hora em que surgem.

SOLUÇÃO:

Explorar opções que permitam a interação fora do escritório, como conexões virtuais privadas que possibilitam acesso seguro aos arquivos da empresa ou até mesmo ao sistema de gestão. Na era dos tablets e smartphones, explorar a velocidade de comunicação por meio desses gadgets garante uma vantagem competitiva na relação com clientes e na resolução de problemas.

14) TRABALHAR SEM MANUTENÇÃO PREVENTIVA

RISCO:

Desgaste acelerado das máquinas, panes, interrupção dos trabalhos.

SOLUÇÃO:

Um plano de manutenção preventiva deve estabelecer a revisa periódica dos equipamentos da empresa e os itens a serem verificados em cada serviço de rede, como atualizações, desempenho, eventos, infecções, rotinas de backup e restauração.

15) USAR COMPUTADORES CONVENCIONAIS COMO SERVIDORES

RISCO:

Comprometer operações vitais ao utilizar máquinas com menor capacidade de processamento e não preparadas para o uso intenso e contínuo.

SOLUÇÃO:

Utilizar equipamento com configuração específica de servidor, com placas mais robustas e sistemas de redundância, que garantem s segurança caso algum componente falhe.

A Helpdigital conta com consultores e técnicos especializados no atendimento a pequenas e médias empresas. Desenvolvemos projetos de melhoria em TI, reformulamos toda infraestrutura e cuidamos da segurança dos dados de seu negócio. O investimento em terceirização de TI é muito menos do que a maioria das empresas imagina ser.
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